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企業(yè)集中采購應(yīng)加強項目需求分析論證
  ■ 車靚

  目前,我國政府采購法律制度框架基本形成,采購活動規(guī)范化水平明顯提升,政府采購在提高財政資金使用效益方面取得突出成效。國內(nèi)許多大型企業(yè)也參照政府采購建立了集中采購制度。集中采購是否依法合規(guī)、能否最大限度地發(fā)揮企業(yè)的資金使用效率,對于企業(yè)的健康運行和發(fā)展,具有重要意義。

  企業(yè)集中采購涉及環(huán)節(jié)較多,通常關(guān)注的重點都會放在采購組織實施環(huán)節(jié)上,而缺乏前期必要的需求論證會導(dǎo)致采購“先天不足”。采購前期的需求分析是否充分,決定了采購方式選擇是否科學(xué)、關(guān)系到采購活動能否順利開展并實現(xiàn)預(yù)期目標。

  需求編制

  目前企業(yè)集中采購項目的需求通常由需求部門提出,需求部門先進行市場調(diào)查或者尋找潛在供應(yīng)商代為出具采購需求。如此產(chǎn)生的需求較難對項目源頭控制。尤其是由供應(yīng)商代為出具的采購需求可能存在傾向性、排他性條款或設(shè)置門檻過高的情形。而集中采購主辦部門因采購種類和品目越來越多、技術(shù)更新越來越快,對技術(shù)條款中的問題很難發(fā)現(xiàn)。在實際采購中,因為前期采購需求編制不合理、可行性論證不充分,會出現(xiàn)采購結(jié)果無效、項目被廢、需重新招標等情況,甚至?xí)庵凉?yīng)商的質(zhì)疑或投訴;或重提采購需求,延誤招標進程,增加采購成本。

  需求分析

  采購需求分析應(yīng)按以下環(huán)節(jié)開展:

  1.明確采購目標。需求部門應(yīng)提出希望通過項目來實現(xiàn)的目標,包括近期目標和中長期目標。而需求部門通常考慮的是近期目標而忽略了中長期目標,從而為產(chǎn)品采購持續(xù)投入以及采購方式的選擇埋下了“隱患”。

  2.分析所需功能。所需功能是對采購目標的具體化,需求部門列出目標體系后,應(yīng)明確與各目標對應(yīng)的不同功能,包括基本功能、拓展功能等,并形成較完整的功能說明方案。

  3.比較能實現(xiàn)功能的所有方案。需求部門應(yīng)考慮能實現(xiàn)功能的所有方案,將關(guān)注點落在功能實現(xiàn)上,而不能局限于某一具體產(chǎn)品。具體需要明確是否有現(xiàn)貨能滿足功能,有無替代產(chǎn)品或方案,產(chǎn)品或方案之間的差異大小、優(yōu)劣勢及成本價格差異,分析市場競爭情況。成本價格應(yīng)包括采購成本、使用成本、維護及處置成本等項目生命周期的所有成本。

  需求論證

  企業(yè)集中采購可依據(jù)項目的具體情況來組織項目需求論證工作。企業(yè)可自行成立小組或聘請外部專家,從技術(shù)角度對項目進行論證。如項目所采用技術(shù)的先進性、成熟度,同類技術(shù)在項目實施上的對比,性價比,對現(xiàn)有設(shè)備及數(shù)據(jù)的兼容性等。在采購需求基本確立、采購文件初步完成后,預(yù)留時間由潛在投標供應(yīng)商對采購文件提出建議。然后再對潛在供應(yīng)商提出的建議進行評價,全面系統(tǒng)地依據(jù)論證內(nèi)容對采購需求進行論證,形成完整的論證報告。

  總之,通過需求項目分析及論證,可以為采購活動的順利開展并實現(xiàn)預(yù)期目標打好基礎(chǔ),有利于節(jié)約企業(yè)資金,實現(xiàn)物有所需、物有所值的目標,發(fā)揮集中采購的積極作用。

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